Styringsdokumenter for Hovedstyret Volvox & Alkymisten

Vedtatt: 01.09.2020

Revidert: 30.09.2021

Vær oppmerksom på at disse styringsdokumentene er delvis utdaterte per dags dato.

Dermed er stillingen Sekretær ikke inkludert i denne listen og styringsdokumentet for Prosjef er svært manglende.

1. Leder

Generelt

Linjeforeningens leder har det overordnede ansvaret for linjeforeningens helhetlige drift og virksomhet og at denne er i samsvar med vedtektene. Leder

har også ansvaret for linjeforeningen utenriks. Her plikter leder å ivareta

linjeforeningens interesser, samt forbindelser til Linjelederforumet og resten

av NV-gangen. Leder innehar også rollen som linjeforeningens talsperson i

mediesaker og liknende.

Hovedstyret

Leder av linjeforeningen plikter i semstermånedene å avholde minst ett styremøte hvor leder fungerer som møteleder. I tillegg til dette, skal leder se til

at årsmøtet gjennomføres. Leder skal, som leder av hovedstyret, arbeide for

et godt samhold innad i Hovedstyret, samt være Hovedstyrets kontaktperson

utad. Leder skal også tilse at Hovedstyrets øvrige medlemmer forholder seg

til både vedtektene og sitt styringsdokument.

Kontoret

Leder skal administrere adgangskontrollen til kontoret, samt søke drikketillatelse på vegne av grupper som ønsker dette. Leder innehar retten til å trekke

tilbake kontortilgangen til ethvert medlem som ikke følger kontorreglene.

Annet

Leder skal også være i kontinuerlig dialog med nestleder angående linjeforeningsdriften.

Leder skal bistå kasserer etter behov med ferdigstilling av SiT-søknaden, samt

sende søknaden inn innen fristen.

2. Nestleder

Generelt

Linjeforeningens nestleder er leders stedfortreder og skal også fungere som

undergruppenes kontaktperson til Hovedstyret. Nestleder skal utover dette

ivareta linjeforeningens tradisjoner og arrangere turen til Åre.

Linjeforeningsdrift

Nestleder vil være leders stedfortreder ved midlertidig eller permanent frafall. Ved midlertidig frafall skal nestleder følge de instrukser som leder av

linjeforeningen har gitt. Ved permanent frafall inntrer nestleder som leder

og skal også følge leders styringsdokument. Ny nestleder velges i henhold til

vedtektene.

Tradisjon og arkivering

Nestleder har ansvar for at tradisjonene i V&A ivaretas, samt holde oversikt

over informasjon om arrangementer og utmerkelser i linjeforeningen.

Tur til Åre

Nestleder har ansvar for at Åre-turen faller på uke 4 (semesteruke 3). Dette

innebærer at nestleder har ansvar for å reservere billetter for neste års tur

i løpet av sin styreperiode. Videre skal nestleder sammen med Hovedstyrets

kasserer se til at betaling skjer innen fristen. Nestleder bør også avklare

med instituttledere at 1.årsstudentene ikke har obligatoriske aktiviteter under

turen, samt høre om det samme kan la seg gjøre for 2.årsstudentene.

Annet

Vervet som nestleder er svært fleksibelt, og nestleder kan dermed ta på seg

andre oppgaver som nestleder finner fornuftig.

3. Kasserer

Generelt

Kasserer har det overordnede ansvaret for linjeforeningens økonomi og regnskap, samt annet administrativt arbeid spesifisert under. Linjeforeningens

kasserer er linjeforeningens daglige leder, men benytter hovedsakelig tittelen

kasserer for ikke å forveksles med Hovedstyrets leder. Styringsdokumentet til

kasserer er å anse som en stillingsinstruks for daglig leder.

Hovedstyret

Kasserer skal informere Hovedstyret om hendelser som er av Hovedstyrets

interesse.

Administrasjon

Kasserer fører linjeforeningens regnskap og godkjenner dens inntekter og utgifter. Kasserer er ansvarlig for at linjeforeningen er driftes økonomisk i henhold til vedtekter og formål, samt disponering ved overskudd. Utover dette

skal kasserer administrere linjeforeningens bankkonti, betalingsplattformer,

registre som oppføres i Brønnøysundregisteret og Frifond.

Juridisk

Kasserer er daglig leder og skal sørge for at foreningens regnskap er i samsvar

med norske lover og forskrifter, samt at formuesforvaltningen er ordnet på

en betryggende måte.

Avtaler

Kasserer skal holde oversikt over gjeldende avtaler som linjeforeningen har

som er signert med signatur eller prokura.

Opplæring av økonomiansvarlige

Kasserer plikter å gi tilstrekkelig opplæring til økonomiansvarlige på en slik

måte at de kan ta del i sin gruppes drift.

Annet

Kasserer skal, innen rimelig tid, ferdigstille og godkjenne Sit-søknaden for

innsending, da leder må sende søknaden. Kasserer plikter også å veilede grupper i foreningen som ønsker å søke.

Kasserer skal også føre linjeforeningens medlemsliste.

4. Sekretær

5. Arrangementskomiteleder

Generelt

Leder for Arrangementskomiteen har ansvaret for at komiteen er driftet i

henhold til vedtekter og formål. Arrangementskomiteens formål er å skape et

godt sosialt miljø for linjeforeningens medlemmer med å arrangere sosiale arrangementer og tilstelninger. Utover dette er lederen for arrangementskomiteen ansvarlig for at det arrangeres immatrikuleringsball, julebord, Krabbefest,

vinter-OL og Vårfest i henhold til tradisjonen.

Arrangementskomiteen

Arrangementskomiteleder har ansvaret for å gjennomføre opptak, samt holde

møter i Arrangementskomiteen. Arrangementskomiteleder skal, som leder av

arrangementskomiteen, arbeide for et godt samhold innad i komiteen, samt

representere arrangementskomiteen i Hovedstyret og ellers.

Immatrikuleringsball

Immatrikuleringsballet er en studentergalla hvor nye medlemmer av linjeforeningen innlemmes. Arrangementskomiteleder er ansvarlig for at komitehelter utnevnes under immatrikuleringsballet. Selve utnevnelsen gjøres av leder

av linjeforeningen. Eksterne styremedlemmer kan også inviteres til immatrikuleringsballet. Dette forutsetter at dette ikke går ut over plasser forbehold

medlemmer av linjeforeningen. Arrangementskomiteleder er alene ansvarlig

for invitasjon og tilrettelegging for eksterne styrer. Immatrikuleringsballet

skal arrangeres i rimelig tid etter endt fadderperiode.

Julebord

Julebordet er en studentergalla, og skal arrangeres i rimelig tid før høstsemesterets eksamensperiode. Under julebordet utnevnes æresmedlemmer av

linjeforeningen. Arrangementskomiteleder er ansvarlig for utlysning av nominasjoner. Disse skal sendes til og behandles av Hovedstyret. Selve utnevnelsen

gjøres av leder av linjeforeningen, mens arrangementskomiteen som helhet er

ansvarlig for å lage æresmedlemsbåndene.

Krabbefesten

Krabbefesten er en studentergalla (uten bånd, daljer og pins. Det tillates

forøvrig én V&A-pin) som gjennomføres på studenterhytta første fredag i

februar. Arrangementet skal gjennomføres etter tradisjonen og beskrivelse av

dette finnes i arkivet til V&A. Under krabbefesten skal eventuelle riddere av

den Röda Ulv utnevnes. Arrangementskomiteleder er ansvarlig for at dette

gjennomføres i tråd med tradisjonen og §8 i vedtektene.

Vinter-OL

Dette skal være et lavterskel arrangement hvor en variasjon av vinterleker

skal finne sted. Det er derfor å etterstrebe at vinter-OL arrangeres før snøen smelter. Dette arrangeres tradisjonelt sett i samarbeid med Trollkom og

linjeforeningen Online.

Andre arrangementer

Utover disse arrangement kan arrangementskomiteen sette opp nye arrangement etter eget ønske. Dette skal i så fall være tilrettelagt og åpent for

linjeforeningens medlemmer og ikke gå utover øvrige styringsdokumentbunnede arrangementer.

6. Bedriftskomiteleder

Generelt

Leder for Bedriftskomiteen har ansvaret for at komiteen er driftet i henhold til vedtekter og formål. Bedriftskomiteens formål er å arrangere faglig

relevante arrangementer for foreningens medlemmer, samt tilrettelegge for

kontakt mellom linjeforeningens medlemsmasse og potensielle arbeidsgivere.

Bedriftskomiteen

Bedriftskomiteleder har ansvaret for å gjennomføre opptak, samt holde møter

i Bedriftskomiteen. Bedriftskomiteleder skal, som leder av Bedriftskomiteen,

arbeide for et godt samhold innad i komiteen, samt representere Bedriftskomiteen i Hovedstyret og ellers.

Karrieredagen VIVO

VIVO-gruppen er en undergruppe av Bedriftskomiteen. Bedriftskomiteleder

har det overordnede ansvaret for at en VIVO-gruppe opprettes og at VIVO

avholdes.

7. Fadderkomiteleder

Generelt

Leder for fadderkomiteen har ansvaret for at komiteen driftes i henhold til

vedtekter og formål. Fadderkomiteens formål er å arrangere sosiale arrangementer i løpet av fadderperioden og representere V&A til nye studenter.

Fadderkomiteen

Fadderkomiteleder har ansvaret for å gjennomføre opptak, samt holde møter

i Fadderkomiteen. Fadderkomiteleder skal, som leder av Fadderkomiteen, arbeide for et godt samhold innad komiteen, samt representere Fadderkomiteen

i Hovedstyret og ellers. Fadderkomiteleder er også ansvarlig for rekruttering

av faddere til Fadderperioden.

Fadderperioden

Fadderkomiteleder er øverste ansvarlig for fadderperioden som helhet. Utover Studenterhytta avgjør fadderkomiteen selv hvilke arrangementer som

arrangeres under fadderperioden.

Studenterhytta

Studenterhytta er et tradisjonsrikt arrangement som arrangeres siste helgen i

fadderperioden. Fadderkomiteleder arrangerer og er ansvarlig for at Studenterhytta gjennomføres i henhold til Hovedstyrets bestemmelser 02.01.2020 og

eventuelle senere endringer.

8. Kontorkomiteleder

Generelt

Leder for Kontorkomiteen er ansvarlig for at komiteen er driftet i henhold til

vedtektene og formål. Kontorkomiteens formål er å arrangere sosiale arrangementer og fremme linjeforeningskontoret. Kontorkomitelederen fungerer også

som Hovedstyrets sekretær, og har ansvaret for møtereferatene og generell organisatorisk oversikt i Hovedstyret.

Hovedstyret

Kontorkomiteleder innehar rollen som tillitsvalgt for V&A og har ansvaret

for å videreformidle ”ris og ros”, samt andre henvendelser til Hovedstyret.

Under styremøter skal kontorkomiteleder føre referat. Utover dette skal kontorkomiteleder sjekke linjeforeningens postkasse ukentlig.

Kontorkomiteen

Kontorkomiteleder har ansvaret for å gjennomføre opptak, samt arrangere

møter i kontorkomiteen. Kontorkomitelederen skal arbeide for godt samhold

innad i komiteen, samt representere kontorkomiteen i Hovedstyret og ellers.

Utover dette innehar komiteen ansvaret for den daglige driften av linjeforeningskontoret.

Kontoret og lageret

Kontorkomiteleder er ansvarlig for at det er kaffe og te tilgjengelig for brygging på linjeforeningskontoret. Kontorkomitelederen skal også arrangere en

storvask i semesteret for resten av Hovedstyret. Kontorkomitelederen har utover dette det generelle ansvaret for lageret.

9. Mediesjef

Generelt

Nukleomedialeder (leder for komiteen Nukleomedia) har ansvaret for at komiteen er driftet i henhold til vedtekter og formål. Nukleomedia sitt formål

er medieproduksjon i form av Nukleotidene, nettsiden, plakater og liknende.

Nukleomedia

Nukleomedialeder har ansvaret for å gjennomføre opptak, samt holde møter

i Nukleomedia. Nukleomedialeder skal, som leder av Nukleomedia, arbeide

for et godt samhold innad i komiteen, samt representere Nukleomedia i Hovedstyret og ellers.

Nukleotidene

Nukleotidene er en undergruppe av Nukleomedia og jobber utelukkende med

produksjon av linjeforeningsbladet med samme navn. Nukleotidene ledes av

redaktøren, som også fungerer som nestleder i Nukleomedia.

10. Prosjef

Kommunikasjonsplattformer

Prosjef har ansvaret for linjeforeningens nettside og mailsystem,

og skal sørge for at disse fungerer på en tilfredsstillende måte.

Prosjef skal også administrere og regulere linjeforenings andre

kommunikasjonsplattformer. Utover dette skal prosjef være en ressurs

for andre grupper i linjeforeningen som ønsker å bruke Prokom sine

tjenester eller foreningens kommunikasjonsplattformer.